Jouw medisch dossier en werknemergegevens

Je medische en persoonlijke gegevens zijn van jou. Maar hoe zit het met inzage, kopieën en bewaartermijnen? En wat als je gegevens wilt laten aanpassen of verwijderen? We zetten het helder en zonder gedoe voor je op een rij.

Recht op inzage: wat mag je bekijken?

Als medewerker heb je het recht om een kopie van jouw medisch dossier te krijgen. Ook heb je het recht om inzage te krijgen in álle andere gegevens die over jou gaan en bij Zorg van de Zaak zijn opgeslagen. Dit is geregeld in Burgerlijk Wetboek 7, artikel 456 en in artikel 15 van de AVG (privacywetgeving).

Hieronder valt onder andere:

• Persoonsgegevens (NAW, BSN, werkgever, etc.)
• Verzuimgegevens
• Medische dossiers (van de bedrijfsarts of andere arboprofessionals)
• Gezondheidsvragenlijsten en biometrische gegevens
• Procesdossiers van professionals zoals casemanagers of arbeidsdeskundigen
• Rapportages over verzuim en preventie (denk aan probleemanalyse of terugkoppelbrieven)
• Oude medische dossiers uit eerdere systemen (zoals d’Arbois, AT5/AMG, Prios, etc.)

Hoe vraag je inzage aan?

1. Dien een verzoek in bij de bedrijfsarts of het Medisch Loket. Dit kan telefonisch of schriftelijk.
2. Je ontvangt een e-mail met een machtigingsformulier en uitleg over de procedure.
3. Vul de machtiging in, onderteken deze en stuur hem samen met een kopie van je identiteitsbewijs terug. (Let op: we slaan je ID nooit op!)
4. Geef aan welke gegevens je wilt inzien:\
   – Alleen het medische dossier\
   – Ook procesdossiers en correspondentie (zoals UWV-stukken, interventierapporten, etc.)
5. Je verzoek wordt binnen vier weken verwerkt (bij voorkeur binnen twee weken).

:rotating\_light: Goed om te weten: De bedrijfsarts moet het dossier eerst screenen voordat je het ontvangt.

Vraag inzage van jouw dossier

Hoe krijg je je dossier?

Er zijn drie veilige manieren om jouw dossier te ontvangen:

• Persoonlijk ophalen – na legitimatie bij het Medisch Loket.
• Via de bedrijfsarts – die je het dossier persoonlijk overhandigt.
• Beveiligd mailen – via een versleutelde zorgmailservice.

Hiernaast kunnen we jouw medisch natuurlijk ook per post – aangetekend en in een dubbele envelop met ‘MEDISCH GEHEIM’ erop naar je versturen. Wij doen dit alleen liever niet omdat in het verleden is gebleken dat de envelop niet altijd goed aankomt.

Let op! Je dossier mag nooit worden verstuurd naar je werkgever of casemanager, ook niet als je daar zelf toestemming voor geeft.

Je dossier aanpassen of vernietigen?

Foutje in je dossier? Je mag altijd vragen om correcties als de informatie niet klopt. De arts zal dan beoordelen of hij dit wel of niet kan en mag wijzigen en dit aan jou terugkoppelen.

Dossier verwijderen? Dat mag, tenzij de gegevens nog nodig zijn voor je behandeling of een wettelijke bewaarplicht geldt.

De wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers is 20 jaar. Andere medewerkers- en verzuimdossiers vallen onder de AVG en moeten ook zorgvuldig worden beheerd.

<details>

<summary>De bewaartermijnen binnen ZekerArbo</summary>

ZekerArbo houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Als er geen wettelijke bewaartermijn is, bewaart ZekerArbo gegevens niet langer dan voor het uitvoeren van de taak nodig is.

• Wettelijk is ZekerArbo verplicht medische dossiers 20 jaar te bewaren.\
  In bijzondere gevallen kan dit 30 tot 40 jaar\* zijn, vanaf de dag van de laatste wijziging in het dossier (of langer indien er een claim of rechtszaak loopt of zoveel korter als cliënt om vernietiging verzoekt).
• Wettelijk is ZekerArbo verplicht financiële gegevens 7 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar te bewaren.
• Verzuim- en reïntegratiegegevens in het kader van de Wet verbetering Poortwachter bewaart ZekerArbo tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding of na het einde van de overeenkomst met de klant, of zoveel langer als er een claim of rechtszaak loopt danwel zoveel korter als betrokkene verzoekt het te vernietigen. Uitzonderingen voor langere bewaartermijn gelden ook als er een grote kans is dat werknemer voor hetzelfde verzuim uitvalt of het dossier blijvende afspraken bevat.\
  Indien je als klant eigenrisicodrager bent, geldt een bewaartermijn van 5 jaar na einde dienstverband. Voor Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) dossiers geldt een bewaartermijn van 10 jaar na einddatum dienstverband
• E-mails worden maximaal 1 jaar bewaard na ontvangst.
• Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard.
• Standaard loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Voor zover de arbodienst ZekerArbo kwalificeert als zorginstelling onder de Wkkgz, worden de loggegevens van medisch dossier wordt tenminste 5 jaar vanaf schrijven betreffende log regel bewaard.

Wil je weten wat de bewaartermijnen zijn van gegevens die ZekerArbo verwerkt via haar websites? Dat kun je vinden onder ‘Informatie voor websitebezoekers’.

\*De bewaarplicht van medische dossiers kan afwijken van 20 jaar als er sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen.

Meer info: zie ons privacy statement

</details>

AVG en jouw rechten

De AVG regelt hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Dit betekent onder andere:

• Je hebt recht op inzage en een gratis kopie van je dossier (behalve bij excessieve verzoeken).
• Jouw gegevens mogen alleen verwerkt en bewaard worden met een legitiem doel.
• Je mag je gegevens meenemen naar een andere zorgverlener (dataportabiliteit).

Samengevat: Wat moet je onthouden?

• Je hebt recht op inzage in álle gegevens die over jou worden verwerkt.
• Een machtiging en ID-check zijn nodig om je gegevens op te vragen.
• De verwerking van je verzoek duurt maximaal vier weken.
• Je kunt je dossier ontvangen door dit zelf op te halen, via de bedrijfsarts of beveiligde e-mail te ontvangen of eventueel via de post te laten versturen.
• Correcties en vernietiging zijn mogelijk onder bepaalde voorwaarden.

Heb je vragen of wil je een verzoek indienen? Neem contact op met het Medisch Loket!